Denetim Süreci Nasıl Başlar?
Bir sabah, uykusuz bir şekilde uyanıp, içimdeki karmaşaya tam olarak neyin sebep olduğunu anlamaya çalışırken kafama bir soru takıldı: “Denetim süreci nasıl başlar?” Evet, doğru duydunuz. Her gün aklımızda bir sürü şey var ama, bazen en sıradan sorular bile insanı derin düşüncelere sürükler. Bu yazıyı yazarken de ben bu soruyu kafamda döndürüp durdum. Neyse, konuyu dağıtmadan, gelin bu denetim süreci işini gündelik hayattan birkaç sahne ile karıştıralım.
Kahveyle Başlayan Her Şey
İzmir’de, sabahları herkesin kafasında “Bugün ne yapacağım?” sorusu varken, ben kahvemi içerken gözlerim tam anlamıyla körfeze takılıyor. Tam o an, sanki birden biri beni göğsüme kocaman bir soru işareti bırakmış gibi hissediyorum. Ama ne? Denetim süreci nasıl başlar? Bir an durup düşündüm. Bu iş, tıpkı sabahki kahve gibi başlıyor, dedim.
Mesela kahve içerken sanki iş yerinde denetim süreci başlamış gibi hissediyorsun. İlk önce patron “bugün yapılacak işler” listesi gönderiyor. “İlk adımda yapılması gerekenler nelerdir?” diye kendine sormak gerek. Evet, işte o listede, birden fazla madde, ama hepsi tam olarak yapılacak olan şeyleri gösteriyor. Kimisi “belgeler toplanacak”, kimisi “iş süreçleri gözden geçirilecek” diyor. Ve birden fark ediyorsun ki, denetim süreci gerçekten de sabah kahvesi gibi başlıyor. Basit ama etkili.
Aniden Geliveren Müşteri Ziyareti
Bir gün, ofise müşteri ziyarete gelirse, bu genelde büyük bir hazırlık ve telaşla başlar. Ama tam olarak ne yapmam gerektiğini bilemeden sadece bir süre kafamda bu ‘denetim’ kelimesiyle oynamaya başlarım. O an, iç sesim devreye girer:
İç sesim: “Neden her şey birden karmaşıklaşmış gibi hissediyorum? Az önce her şey yolundaydı, şimdi neden ‘denetim süreci’ diye düşünüyorum?”
Hemen cevabımı veririm: “Çünkü her şeyin düzgün gitmesi için denetim şart, dostum.”
Tabii burada biraz daha işin mizahını katabilirim. Bir müşteri gelir, masada oturur ve sanki dünyayı kurtarıyor gibi başlar konuşmasına. Bir yandan “güzel” diyerek müşteri ile sohbet ederken, diğer yandan zihnimdeki iç sesim şöyle devam eder:
İç sesim: “Acaba biz bu işin denetimini gerçekten doğru yapabiliyor muyuz? Yani, her şeyi kontrol ettik mi? Belgeler tam mı? O yoksa bu yok, bu kadar mı uğraşsam…”
O an tekrar mantıklı düşünmeye karar veririm: “Tabii ki her şey yolunda, çünkü her şey denetleniyor. Öyle ya, biz de bir denetçiyiz aslında, bazen işler öyle ilerliyor.”
Denetim Süreci: Kimse Kimseyi Gözlemesin
Denetim süreci, tıpkı bir masadaki küçük çocuk gibi, kimse kimseyi gözlemlemeden başlamaz. Herkes bir şekilde gözlemler yapar, notlar alır ve sonra sıradaki adımlara geçer. Bir gün, 10 kişiyle katıldığımız bir toplantıya gittik. Herkes masanın etrafında birer birer sırayla konuşuyor. Tıpkı denetim sürecinin başladığı ilk an gibi: “Bir kişi konuşuyor, diğerleri susuyor, bir sonraki konuşmaya hazırlanıyor.”
Tabii burada işler biraz daha eğlenceli hâle geliyor çünkü ben yine bu sıradaki iç sesimle oyun oynamaya başlıyorum. Herkes ne söylediğini anlamaya çalışırken, ben de kendimi şu şekilde görüyordum:
İç sesim: “Bu sıradaki denetim süreci biraz yavaş ilerliyor. Acaba ne kadar sürede bitireceğiz? Bu kadar konuşmayı nereye koyacağız?”
Ama sonra fark ediyorum ki, her toplantının sonunda işler bir şekilde düzgün gitmeye başlıyor. Her şey yolunda, denetim tamamlanmış! Toplantıdan sonra ofise döndüğümüzde içimdeki o “acaba ne oldu?” sorusu kayboluyor. Çünkü biliyorum ki, her şeyin düzgün işleyebilmesi için denetim süreci nasıl başlar, nasıl ilerler, tam olarak kafamda şekilleniyor.
Denetim Sürecinin Adımları
Tabii, denetim süreci dediğimizde de konu sadece toplantıdan ibaret değil. Denetim aslında bir strateji gibidir. Adım adım ilerler. Öncelikle, kim ne yapıyor? Hangi belgeler gerekiyor? Hangi adımlar tamamlanmalı? Bunları sorgularsınız. Yani, tam anlamıyla hayatın her alanındaki “denetim”i düşünüyorum. O gün başımı eğip işimi yaparken, birden içimden diyorum ki:
İç sesim: “Hayat da böyle bir denetim süreci gibidir, değil mi? Bazı şeyler yavaş başlar, ama her şey yolunda gitmek zorundadır.”
Evet, belki çok komik ve saçma ama, bir gün ofisteki en basit iş bile denetim sürecinin başlangıcına dönüşebilir. O kadar karmaşık ve iç içe geçmiş bir sistem var ki… ve tabii, bu süreçleri başlatan da bizleriz. İç seslerimizin kontrolünde olan bizler!
Sonuç Olarak…
Denetim süreci aslında, tahmin ettiğinizden çok daha fazla başlar. Bir kahveyle, müşteri ziyaretiyle ya da sıradan bir toplantı ile başlayabilir. Önemli olan, her şeyin düzgün ve kontrol altında olduğuna emin olmaktır. Herkesin kafasında farklı düşünceler ve bakış açıları olsa da, sonunda herkes bu sürecin başlatılması gerektiğini kabul eder.
Kısacası, denetim süreci nasıl başlar? Kimse bilmez ama her şey küçük bir adımla başlar. Belki de kahvenin bu kadar önemli olmasının sebebi budur.